HAUT COMMISSARIAT DES NATIONS UNIES POUR LES REFUGIES (UNHCR)

AVIS DE VACANCE DE POSTE INTERNE/EXTERNE

No. 002/2020

Titre du poste	Administrateur Assistant en charge de l’Administration	Catégorie/grade	National Professional Officer (NPO), NOA
Numéro du poste	10019503	Type du contrat	A durée déterminée
Lieu	Nouakchott	Date de l’annonce	07/02/2020
Date du début du contrat	Avril 2020	Date limite pour postuler	16/02/2020

Contexte Opérationnel :

L'administrateur assistant est chargé de soutenir le Bureau dans la mise en œuvre des tâches administratives générales et de la gestion des ressources. Le titulaire assiste le superviseur dans toutes les questions administratives concernant les tâches quotidiennes et contribue à l'exécution des activités administratives.

Il / elle contribuera à établir et à maintenir des mécanismes de contrôle administratif efficaces pour assurer le respect des règles et procédures administratives, financières et ressources humaines des Nations Unies. Les contacts sur les questions administratives / budgétaires sont bases au niveau des sections / unités / bureaux au sein de l'organisation au siège et sur le terrain. IL/Elle sera aussi en contact avec les fournisseurs / services locaux pour assurer la prestation de services.

Il/elle veillera à ce que les règles, règlements, politiques et procédures financières du HCR soient respectées par le Bureau.

Il / elle tiendra informée la direction sur toute variation importante dans l'exécution des projets (budget, finances, et délais de mise en œuvre).

Les contacts externes fréquents se font avec des partenaires d’autres organisations ou du Gouvernement National au niveau opérationnel avec lesquels, il/elle fera le suivi concernant les aspects importants lies aux programmes de l’Organisation.

La supervision directe est assurée par le supérieur immédiat. Le titulaire se référera également aux manuels et documents sur la politique du HCR et des Nations Unies concernant les règles et procédures administratives.

Déclaration fonctionnelle :

Responsabilité

Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s'acquitter de leurs fonctions, comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre de leurs pouvoirs délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel doivent s'acquitter de leurs responsabilités d'une manière compatible avec les compétences essentielles, fonctionnelles, et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR, à savoir le professionnalisme, l'intégrité et le respect de la diversité.

Tâches

• Assurer le suivi au jour le jour des aspect administratifs et opérationnels du bureau.
• Participer au recrutement et à la formation d'agents des services généraux pour les travaux spécialisés et non spécialisés et e designer le personnel des services généraux, pour répondre aux exigences de travail
• Proposer des besoins de trésorerie mensuels pour le bureau et assurer un réapprovisionnement des fonds de manière adéquate et dans les délais requis.
• S'assurer que les comptes mensuels sont corrects et approuvés, et assurer les rapprochements bancaires mensuels dans les délais désignés, y compris les comptes en suspens, l'examen et l'apurement des réquisition non utilisées et finalisation des bons de commande.
• Effectuer des contrôles réguliers de la petite caisse et des comptes bancaires du HCR.
• Superviser les activités relatives à l'entretien et la maintenance des bureaux ; y compris la sécurité, le transport et les services similaires.
• Informer le personnel international sur les questions administratives générales, et fournir des conseils et assurer le soutien administratif.
• Contribuer à la préparation et soumission des procédures nouvelles ou actualisées
• Préparer les correspondances, les rapports, les évaluations et les justifications nécessaires sur les questions administratives générales.
• Gérer toutes les questions du personnel relatives aux cartes de congés, délivrance des visas, permis, etc.
• Coordonner les activités de formation et de renforcement des capacités du personnel dans les domaines liés à l'administration.
• Faciliter les déplacements et missions du personnel, y compris le suivi des autorisations de voyage, des réservations, des billets, etc..
• Effectuer d'autres tâches selon les besoins.

Qualifications et expérience minimales essentielles :

• Diplôme en Administration Publique ou Commerciale, en Economie ou tout autre domaine pertinent
• 1 an d'expérience pertinente avec un diplôme de premier cycle universitaire; ou aucune expérience avec un diplôme d'études supérieures ou un doctorat.
• Maitrise de la langue française et de la langue locale.
• Bonne connaissance de l’outil informatique (MS Office… etc.)

Qualifications et compétences souhaitables :

• Bonne connaissance des règles et procédures administratives du HCR.
• Achèvement des programmes d'apprentissage du HCR ou formation spécifique concernant les fonctions du poste.
• Connaissance de la langue anglaise.

Compétences requises :

Les compétences de base :

• Responsabilité
• Communication
• Sens de l’organisation
• Travail d'équipe et collaboration
• Engagement envers l'apprentissage continu
• Orientation vers les clients et les résultats

Compétences inter-fonctionnelles :

• Planifier et organiser
• Pensée analytique
• Gestion des parties prenantes

Eligibilité :

Les candidats externes doivent satisfaire aux exigences minimales essentielles du poste.

Ce poste est réservé exclusivement aux candidats de nationalité mauritanienne.

Remuneration :

Une rémunération concurrentielle est offerte. Pour obtenir des informations sur les traitements, indemnités et avantages des Nations Unies, veuillez consulter le portail de la Commission de la Fonction Publique Internationale à l'adresse suivante : http://icsc.un.org

SOUMISSION DES CANDIDATURES :

Si vous souhaitez que votre candidature soit considérée pour ce poste, veuillez envoyer par courrier électronique votre lettre de motivation, le formulaire notice personnel signé (PHF) en indiquant clairement le titre du poste, le numéro de l'avis de vacance et votre nom de famille sur la ligne d'objet à : MAUNORECRUT@unhcr.org  avant la date de clôture.

Le formulaire de notice personnelle (PHF) et ses feuilles supplémentaires sont disponibles sur le lien suivant :  https://www.unhcr.org/how-to-apply.html

Aucune soumission de candidature au-delà des délais mentionnes ne sera considérée. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Les candidats présélectionnés seront considérés pour un examen écrit ; les candidats ayant réussi au test écrit seront invités à un entretien oral.

Le HCR n’exige à aucun stade du processus de recrutement le paiement de frais : (frais de candidature, d’entretien, de traitement ou autres).

Le HCR encourage vivement les candidates qualifiées à postuler ce poste. Le HCR veille à ce que les hommes et les femmes bénéficient des mêmes opportunités de carrière. Le HCR s'est engagé à réaliser la diversité au sein de son effectif en termes de genre, de nationalité et de culture. Toutes les demandes seront traitées avec la plus stricte confidentialité.

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11 Personal History Form

12 Personal History Form Supplementary Sheet