TERMES DE REFERENCE – ASSISTANT(E) CHARGE(E) D’ACCUEIL

1. Contexte et Justification

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• Gouvernance démocratique, économique et financière ;
• Paix, stabilité et sécurité ;
• Climat, agriculture et développement durable ;
• Santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Avec un volume d’activité de 237 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Le poste est rattaché au Bureau-projets d’Expertise France et est basé à Nouakchott. Le Bureau-projets accueille actuellement trois projets d’Expertise France, dont le projet BEPI Sahel (projet Justice), le projet Temeyouz (projet santé) et le projet DATP Mauritanie (projet Santé).

2. Descriptif de la mission :

L’assistant(e) chargée d’accueil sera en charge de l’organisation de l’accueil des tiers au bureau d’Expertise France et de la réalisation de certaines tâches administratives.

Deux objectifs sont assignés au poste :

Objectif n°1 : Assurer l’accueil des partenaires, des tiers et de l’organisation des réunions et autres activités au sein des bureaux dans le respect des règles de sécurité de l’équipe projet

Objectif n°2 : Assurer le bon fonctionnement de l’espace de travail et de l’organisation des tâches administratives et logistiques des bureaux ;

Tâches principales :

• Anime l'accueil physique et téléphonique : organisation de l'espace, réception, écoute des demandes, transmission des messages, tenue du registre d'accueil…
• Gère l'affichage au sein des bureaux (annonces, offres d'emploi…).
• Réalise un ensemble de tâches administratives – archivage, courriers, tenue du ficher des partenaires et contacts tiers, agendas, etc. – et de secrétariat (organisation de réunions,), prise de rendez-vous.
• Peut assister sur certaines tâches de comptabilité (suivi de tableaux divers…), gestion du personnel (dossier de candidats, suivi des absences), gestion des stocks, etc.
• Travaille en lien avec l’ensemble des partenaires institutionnels et de la société civile.
• Saisir et /ou rédiger et dactylographier les documents, courriers, notes, rapports,
• Classer le courrier de l’opération entrant et sortant matériellement ainsi que sur le logiciel de gestion documentaire,
• Organiser le classement, classer, archiver, -
• Réaliser et suivre les démarches administratives auprès des administrations mauritaniennes
• Et plus globalement toute mission nécessaire à l'avancement des opérations

Profil et compétences

• Niveau d’étude : titulaire d’un diplôme de niveau bac+2 en secrétariat ou d’un diplôme équivalent.

Expérience :

• Disposer d’une expérience réussie d’au moins 3 ans dans le domaine
• Avoir une expérience professionnelle dans le domaine des projets de coopération internationale est un atout,
• Avoir une expérience dans le domaine administratif et financier est un atout.

Aptitudes nécessaires :

• Aptitude à travailler en équipe,
• Sensibilité à l’approche interculturelle et inter-agences au niveau national,
• Qualités d’organisation, rigueur et capacité de synthèse,
• Qualités relationnelles,
• Sens de l’autonomie et des responsabilités,
• Excellente maîtrise du français, écrit et parlé (bonnes capacités de rédaction, de synthèse et d’analyse…) et d’au moins une langue locale ;
• Maîtrise correcte des outils bureautiques (MS Office : Word, Excel, PowerPoint et de leur équivalents) et de l’Internet ;
• Maîtrise de plusieurs langues locales serait un atout ;
• Capacités d’interprétariat/traduction.
• Connaissance des démarches administratives (permis de travail, visa, carte de séjour …)

3. Dossier de candidature

• Une lettre de motivation
• Un curriculum vitae
•  Trois références professionnelles
•  Copie des diplômes ou attestations

4. Dépôt des candidatures :

Les dossiers de candidatures doivent être envoyés par voie électronique sur le site d’Expertise France : https://expertise-france.gestmax.fr/cv/upload/vacancy/7533?redirected=3

Limite de l’envoi des dossiers de candidatures : le 10 mars 2022 à 10 heures 00 mn.

5. VI- Informations complémentaires

Durée : 12 mois

Nature du contrat : Portage salarial

Date de prise de fonctions : 15/03/2022

Rémunération : selon profil

 

 

Date de publication: 25 févr. 2022

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